Tipps für die steuerliche Absetzfähigkeit von Geschäftsessen und Incentives

Wer Geschäftsfreunde zum Essen einlädt, Fußball- oder Opernkarten verteilt und Geschenke überreicht, kann sich und dem Beschenkten leicht Ärger mit Fiskus und Staatsanwalt bescheren. Darauf hat der WTS World Tax Service in Hamburg hingewiesen. Bei Reisen und der Teilnahme an Incentive-Veranstaltungen von Geschäftspartnern gebe es allein mit den Finanzbehörden in Steuerfragen regelmäßig Auseinandersetzungen.

Wer andere zum Essen einlädt, kann dies ebenfalls steuerlich geltend machen: Dies gilt für Geschäftsessen und für die Bewirtung eigener Mitarbeiter. Doch wo liegen die Unterschiede? Mehr Infos gibts hier:

• Um ein Geschäftsessen handelt sich der Termin nur, wenn auch Geschäftspartner teilnehmen und das geschäftliche Interesse eindeutig im Vordergrund steht – wie etwa bei der Festigung bestehender oder der Anbahnung neuer Geschäftsbeziehungen. Das einladende Unternehmen kann sich die gesamte Vorsteuer erstatten lassen, aber nur 70 Prozent der Nettoausgaben als Betriebsausgabe ansetzen. Der Gast muss die erhaltene Bewirtung nicht versteuern. Allerdings muss der Einladende den geschäftlichen Anlass der Bewirtung darlegen und alle Teilnehmer an der Bewirtung dokumentieren.
• Die Bewirtung eigener Mitarbeiter verfolgt gerade keinen geschäftlichen sondern einen betrieblichen Anlass, zum Beispiel bei einem Arbeitsessen an dem nur Mitarbeiter des eigenen Unternehmens teilnehmen. Das Unternehmen kann sich zwar die gesamte Vorsteuer erstatten lassen und 100 Prozent der Nettoausgaben als Betriebsausgabe ansetzen. Im Regelfall muss hierfür aber Lohnsteuer bezahlt werden, da der Fiskus bei solchen Einladungen grundsätzlich von einem Belohnungsessen ausgeht. Das Unternehmen muss auch prüfen, ob wegen der Einladung Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss.
• Etwas strittig ist derzeit die steuerliche Behandlung von Incentivereisen auf Seiten des Gastgebers. Das Bundesfinanzministerium hatte in einem Schreiben 1996 festgelegt, dass für die Bewirtungskosten auf einer solchen Reise die Regelungen für Geschäftsessen anzuwenden sind. „Die Verwaltung wendet diese Regelung des Ministeriums jedoch aktuell nicht immer an, sondern behandelt die Essenskosten als Teil des Geschenks“, so die Niederlassungsleiterin der WTS, Eva Doyé. „Man darf sich bei Incentivereisen also durchaus auf Diskussionen mit dem Steuerprüfer einstellen.“

Immer mehr Unternehmen etablieren heute Compliance-Beauftragte. Diese sorgen mit angemessen und effektiven Mitteln dafür, dass Unternehmen und Mitarbeiter vor rechtswidrigen Handlungen geschützt werden. Im sogenannten „Code of Conduct“ werden die Grundsätze festgehalten, nach denen Mitarbeiter Geschenke annehmen oder zum Beispiel Einladungen an Geschäftspartner aussprechen dürfen. Mit Schulungen und praktischen Beispielen vermitteln gute Compliance-Beauftragte die Spielregeln. Dafür gibt es Checklisten und Einsteckkarten und das Angebot, im Zweifelsfall persönlichen Rat einzuholen, etwa ob ein Behördenvertreter zum Essen eingeladen werden kann. Unabhängig von ihren straf- und arbeitsrechtlichen Konsequenzen haben Geschenke, Einladungen und Zuwendungen an Dritte jedoch immer steuerliche Auswirkungen.

„Selbst wenn die Annahme einer Sachzuwendung nicht zulässig gewesen wäre, muss diese versteuert werden“, erläutert Eva Doyé, Steuerberaterin und Rechtsanwältin, als Leiterin der WTS Niederlassung Hamburg. „Wer Geschenke annimmt, sollte daher genau wissen, was die Steuergesetze dazu vorschreiben. Und wer als Schenkender dem Beschenkten Unannehmlichkeiten vermeiden will, sollte sich ebenfalls damit befassen.“

Wer anderen Geschenke macht, kann sich damit selbst auch eine Freude machen. Denn Sachzuwendungen an Firmenfremde bis 35 Euro sind für den Schenkenden steuerlich voll abzugsfähig. Er erhält die Vorsteuer zurück und kann den Nettobetrag als Betriebsausgabe absetzen. Auch die für den Empfänger übernommene Steuer für Geschenke im Wert von mehr als 35 Euro kann als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Allerdings verlangt der Fiskus, dass Datum, Empfänger, Wert und Anlass von Geschenken auf einem gesonderten Aufwandskonto aufgezeichnet werden. „Das geschieht in der Praxis sehr selten“, stellt Steuerberaterin Eva Doyé fest und warnt: „Bei einer Betriebsprüfung kann einem passieren, dass dann alle Geschenke rückwirkend nicht als Betriebsausgabe abgesetzt werden können.“

Steuer-Verantwortliche und Compliance-Beauftragte sind Verbündete beim Umgang mit Geschenken, Einladungen und Zuwendungen an Dritte. Beide haben den Anspruch an einen effizienten Prozess mit transparenter und nachvollziehbarer Dokumentation der Vorgänge. Dadurch kann man sich viel Ärger mit dem Fiskus oder gar der Staatsanwaltschaft ersparen.

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